• Jessica Dourado

Métodos práticos para ajudar na organização

Ser uma pessoa organizada (pelo menos com as coisas do trabalho) é o primeiro passo para ser um profissional mais produtivo. A gente sabe que o tópico “organização” já está batido, todo mundo já fala sobre isso. Mas será que está todo mundo aplicando o que sabe?


Atualmente, além do meu emprego CLT como atendimento de uma agência, eu possuo alguns clientes de freelancer e ainda sou coordenadora de um projeto voluntário de jornalismo. Ou seja, muita coisa para produzir, coordenar, revisar e prestar conta.


Somado a tudo isso, bem agora (nesse período em que escrevo este texto), estou cuidando da minha mãe acamada que está se reabilitando das sequelas da Covid-19. Então sempre preciso parar para ajudá-la a ir ao banheiro, dar banho, comida, água e dar todos os remédios durante o dia (tem remédio de manhã, depois do almoço, a tarde, antes de dormir).


Se eu não for minimamente organizada meu dia vai embora e acumulo muito mais do que posso dar conta. Por isso, vim compartilhar com vocês algumas dicas que fizeram a diferença na minha produtividade.


Listas: old but gold


O método mais clichê de todos, porém o mais efetivo. Fazer listas funciona! É preciso fazer listas e CUMPRIR o que está na lista.


Muitas vezes a gente subestima essa técnica tão simples e acaba superestimando nossa memória. No entanto, a lista nos ajuda a não só visualizar o que precisamos fazer, mas também a LEMBRAR do que precisamos fazer.


Durante o dia costumo anotar TUDO que preciso fazer, desde coisas como “terminar texto x” até coisas como “ler a mensagem que cliente me enviou às 10h”. Isso faz toda a diferença.


Prioridades


No entanto, não adianta fazer uma lista enorme de coisas que você não vai dar conta de fazer. É preciso saber suas prioridades. Lista de coisas que precisam serem feitas no momento (uma em sequência da outra), lista do que precisa ser entregue até o final do dia, e lista do que pode ser deixado para o dia seguinte.


Metas reais (e de preferência poucas)


Esse tópico tem muita relação com o primeiro, sobre listas. É muito importante estabelecer prioridades, mas é importante também ser realista com as metas. Como assim?


Não adianta colocar na lista do dia fazer 4 textos e 5 planejamentos, se você sabe que isso não vai acontecer. Para que você não se frustre, tenha qualidade de vida e consiga lidar com as tarefas do dia, se coloque poucas metas. Essa dica serve para o dia, semana e mês.


Para conseguir fazer essa divisão, um ótimo conselho é dividir tarefas enormes em pequenas tarefas. Ao cumprir pequenas metas regularmente seu trabalho anda, você não procrastina e nem se frustra por não terminar uma tarefa gigante em um dia. Ter processos é fundamental.


Aproveitar dias produtivos e respeitar dias de bloqueio


Para seguir essa dica é preciso ter um bom nível de autoconhecimento. Então, antes de tudo, tente se conhecer, se perceber. É importante identificar os dias que você vai conseguir render mais (dias com mais disponibilidade, pouco compromisso e que sua cabeça estiver boa).


É óbvio que se você tem uma demanda para entregar no dia seguinte e ainda nem começou, não há escapatória. No entanto, no seu processo de organização é essencial que você aproveite seus dias produtivos para adiantar o que puder e ficar respaldado nos dias que o bloqueio criativo vier.


Quem trabalha com redação e trabalhos criativos no geral já sabe. Há dias em que você pode espremer, torcer, forçar e não sai uma frase decente. Respeitar esses dias é fundamental para manter a qualidade das suas entregas.


Mas reforço aqui que para conseguir fazer isso, para conseguir seguir essa dica, é preciso autoconhecimento e organização.


Use as ferramentas disponíveis


Essa dica é também uma das mais clichês, mas que funcionam demais. Utilize todas as ferramentas disponíveis! Alarmes, agendas, aplicativos e tudo que for efetivamente te ajudar. Eu, por exemplo, uso:


  • Planner: para organizar grandes demandas (o que precisa ser feito na semana e no mês)

  • Cadernos: para fazer aquelas listinhas que citei acima (anoto tudo que vai surgindo de demanda durante o dia)

  • Alarmes: para acordar, para lembrar dos remédios da minha mãe e muitas vezes para controlar o tempo que estou em uma demanda só (quando preciso dedicar meu dia para mais de uma entrega)


Além disso, muitos dos meus colegas usam aplicativos para lembrar de tomar água, para usar o método pomodoro e assim por diante. Como eu disse acima, tudo que for realmente ajudar na organização.


E não esqueça: organização é hábito! No começo é complicado, é chato, demanda tempo. Mas o mínimo de organização que você consegue ter já causa um grande impacto na sua produtividade.


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